Independientemente del tamaño o el alcance del proyecto, el cronograma de actividades debe ser una parte de su gestión.

  • A la vista de este calendario, el Project Manager puede conocer el momento en que cada actividad se debe llevar a cabo, las tareas que ya se han completado y la secuencia en que cada fase tienen que ser ejecutada.
  • No obstante, hay que tener en cuenta que la precisión de esta herramienta de gestión de proyectos dependerá de la diligencia con que se lleven a cabo las actualizaciones.
  • Debido a la incertidumbre que implica cualquier proyecto, el cronograma de actividades se ha de revisar periódicamente, de forma simultánea al transcurso de la ejecución.
  • Revisar el contenido de este calendario y ponerlo al día es necesario ya que siempre pueden identificarse nuevos riesgos o surgir la necesidad de cambios.
  • Esta herramienta, en manos del Project Manager transforma el proyecto de una simple visión a un plan minucioso y basado en el tiempo.

 

Principales utilidades del cronograma de actividades:

 

El cronograma de actividades cuenta con muchas ventajas para la gestión, entre las que cabría destacar:

  • Proporciona una base para supervisar y controlar el desarrollo de todas y cada una de las actividades que componen el proyecto.
  • Ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos, para que se pueda alcanzar la meta del proyecto de manera óptima.
  • Facilita la evaluación de la manera en que cada retraso puede afectar a otras actividades y a los resultados finales.
  • Permite averiguar dónde van a quedar recursos disponibles, de forma que se puede proceder a su reasignación a otras tareas o proyectos.
  • Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Intentar gestionar un proyecto sin apoyarse en una herramienta como el cronograma de actividades es casi como avanzar con los ojos cerrados ya que, sin la visión y claridad que aporta la toma de decisiones pierde objetividad y el nivel de riesgo aumenta considerablemente.

 

La elaboración del cronograma de actividades

 

Existen muchas metodologías que sirven de base para la elaboración del cronograma de actividades. Para elegir cuál es la más indicada en cada caso, habrá que atender a las características concretas del proyecto y sus necesidades. Así, por ejemplo, se pueden aplicar los métodos del Diagrama de Gantt, CPM - Pert o algún tipo de análisis de redes, en función de su creciente complejidad. En cualquier caso, la información necesaria para la elaboración de un calendario de este tipo ha de ser, como mínimo:

  • Descripción del alcance del proyecto: permite determinar las fechas de inicio y final clave, los principales supuestos detrás del plan, así como las limitaciones y restricciones clave. También puede incluir expectativas de los interesados, que a menudo determinan los hitos del proyecto.
  • Lista de actividades y necesidades de recursos: es importante determinar si hay otras restricciones a tener en cuenta en el desarrollo de la programación. La comprensión de las capacidades de los recursos unida a la experiencia profesional del Project Manager ayudará a conocer qué factores o circunstancias (vacaciones, días libres, etc.) pueden afectar al cronograma de actividades y, por tanto, al proyecto.
  • Calendarios personales y de proyecto: en la programación del proyecto se ha de incorporar la información relativa a los días laborables, los turnos, y la disponibilidad de los recursos.
  • Riesgos del proyecto: su comprensión es necesaria para planear cada actividad con tiempo suficiente para hacer frente y responder a los riesgos identificados, pero calculando la posible aparición también de riesgos no identificados previamente.

Conocer toda esta información antes de la elaboración del cronograma de actividades de proyecto, permite incrementar la flexibilidad al máximo, omitiendo el riesgo. Con estos datos en la mano, el Project Managerpuede comenzar la elaboración del calendario en base a la aplicación de alguna de las metodologías de gestión de proyectos.

  • Diagrama de Gantt o Pert: facilitan la creación de una representación gráfica de las actividades del proyecto, el tiempo que se tardan en completar y la secuencia en que se deben ejecutar. Mientras que el Diagrama de Gantt es la herramienta idónea para cualquier tipo de proyecto, muy recomendable para los más sencillos, Pert proporciona excelentes resultados cuando la complejidad aumenta.
  • Camino Crítico: permite buscar y calcular, de entre todas las actividades que se deben completar, la o ruta crítica a tomar. Este camino hace posible completar el proyecto en el menor tiempo posible ya que se determina en función de los cálculos de los plazos más tempranos y más ajustados posibles de inicio y fin para las actividades del proyecto, estimando las dependencias entre ellas.
  • Fast tracking: este método se basa en la reordenación de las actividades que permite llevar a cabo un trabajo más paralelo. De esta forma, se sustituyen las secuencias por simultaneidad de forma que, actividades que normalmente se llevarían a cabo una tras otra, se ejecutan al mismo tiempo al aplicar esta técnica. Hay que tener en cuenta que, además de la intensidad en recursos que exige, la aplicación de esta metodología aumenta el riesgo ya que disminuye la capacidad de hacer frente a los cambios.

Es importante que, desde el momento de recopilación de la información necesaria para crear el cronograma de actividades, hasta su representación gráfica, siguiendo cualquiera de los métodos propuestos, se cuente con la participación de representantes de los grupos de interés, cuya visión, además de enriquecer la planificación, evitará perder el tiempo más adelante en efectuar revisiones e introducir cambios que se podrían haber previsto.

Seguimiento y evaluación del cronograma de actividades

 

Una vez que ha esbozado el esquema básico del cronograma de actividades, es necesario revisarlo para asegurarse de que cada actividad está alineada con los recursos necesarios para su ejecución, tanto humanos, como materiales y temporales. Además, durante la ejecución de proyecto será necesario continuar con el seguimiento. Para llevar a cabo esta tarea se pueden aplicar cualquiera de las siguientes herramientas:

  • Método de la cadena crítica: ayuda a evitar errores en materia de disponibilidad de recursos. Este método planea actividades utilizando sus últimas posibles fechas de inicio y fin, añadiendo más tiempo entre cada una de ellas, que luego podrá utilizarse para gestionar las interrupciones de trabajo.
  • Análisis what if: este método compara y mide los efectos de diferentes escenarios en un proyecto. Utiliza simulaciones para determinar los efectos de varios supuestos adversos o nocivos, como el que los recursos que no están disponibles a tiempo o que surjan retrasos en unas u otras áreas del proyecto. En base a esos datos se pueden medir y planear los riesgos que presenta cada uno de los escenarios para preparar la toma de decisiones.
  • Nivelación de recursos: consiste en reorganizar la secuencia de actividades para hacer frente a la posibilidad tener que afrontar el que los recursos necesarios no estén disponibles. También resulta de gran utilidad para asegurarse de que los recursos no se someten a una demanda excesiva. Si al aplicar este método se observa que los recursos están disponibles sólo en cantidades limitadas, será necesario aplicar cambios en el cronograma de actividades para asegurar que las actividades más críticas tengan suficientes recursos.

Un flujograma, también denominado diagrama de flujo, es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente, situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.

  • Un diagrama de flujo es una forma esquemática de representar ideas y conceptos en relación. A menudo, se utiliza para especificar algoritmos de manera gráfica.
  • Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos del proceso.
  • Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar las oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un nuevo proceso en el cual aparezcan incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicación entre las personas intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los procesos.
  • Se conoce como diagramas de flujo a aquellos gráficos representativos que se utilizan para esquematizar conceptos vinculados a la programación, la economía, los procesos técnicos y/o tecnológicos, la psicología, la educación y casi cualquier temática de análisis.
  • Los diagramas de flujo son múltiples y diversos y pueden abordar muchos temas distintos de formas también muy diferentes.
    • En cualquier caso, el aspecto en común entre ellos es la presencia de un vínculo entre los conceptos enunciados y una interrelación entre las ideas.
    • Comúnmente, se utiliza este tipo de diagramas para detallar el proceso de un algoritmo y, así, se vale de distintos símbolos para representar la trayectoria de operaciones precisas a través de flechas.
    • Siempre que existe un diagrama de flujo existe un proceso o sistema que pretende ser graficado a través de símbolos visuales que, en vez de términos verbales, simplifican el funcionamiento de dicho proceso y lo hacen más claro y evidente al lector.
    • Para que el diagrama de flujo tenga sentido como tal, debe existir un camino hacia una solución que parte de un único inicio y arriba a un único punto final.
  • Con el propósito de desarrollar un diagrama de estas características, se recomienda definir el propósito y destinatario del gráfico, identificar las ideas principales, determinar los límites y alcance del proceso a detallar, establecer el nivel de detalle requerido, identificar acciones, procesos y subprocesos, construir el diagrama y finalmente titularlo con exactitud.
  • Conviene revisar el diagrama para comprobar que cumple su objetivo con claridad y precisión.

Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores implicados, la secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y de datos.

 

  • Entre los símbolos más comunes se destacan:
    • Elipse-límites (identifica el inicio y el fin de un proceso)
    • Rectángulo-operaciones (representa una etapa del proceso; tanto el nombre de la etapa como de quien se encarga de ejecutarla, se inscriben dentro del símbolo)
    • Cuadrado recortado por debajo - documentos (documento que resulta de la correspondiente operación; en el interior se anota el nombre que corresponda) y
    • Rombo - decisión (representa al punto del proceso en el cual hay que tomar una decisión).
    • La flecha (que indica sentido y trayectoria)
    • El círculo (un punto de conexión) y otros.
  • La pregunta se inscribe dentro del rombo y dos flechas que salen del mismo enseñan la dirección del proceso en función de la respuesta real.
  • Existen diversos tipos de diagramas de acuerdo a la forma:
    • El vertical, en el que la secuencia o flujo es de arriba hacia abajo;
    • El horizontal, de izquierda a derecha;
    • El panorámico, puede apreciarse de una vez y de forma tanto vertical como horizontal;
    • El arquitectónico, describe una ruta sobre un plano arquitectónico de trabajo.
  • Tambièn los hay por el propósito:
    • De forma
    • De labor
    • De método
    • Analítico
    • De espacio
    • Combinado

Lista de Símbolos Utilizados en Diagramas de Flujo

 

Aquí tienen una lista más completa de los símbolos de diagramas de flujo.