Un manual de funciones es un documento que se prepara en una empresa con el fin de determinar las responsabilidades y las funciones de las empleados de una compañía.
- Comprende las funciones o responsabilidades de cada área de la empresa.
- El manual contiene la visión, misión, los objetivos, metas y la descripción de cada área y sus responsabilidades
- El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de una empresa y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos de la organización
- El manual consiste en la definición de la estructura organizativa de una empresa.
- Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo estableciendo normas de coordinación entre ellos.
- Es un documento que especifica requisitos para el cargo, interacción con otros procesos, responsabilidades y funciones.
- Toda empresa tiene que tener un manual de funciones, sobre todo aquellas que son de grandes dimensiones, ya que así se lleva un control sobre las funciones que tiene el personal que conforma la compañía.
-
- Es un instrumento eficaz de ayuda para el desarrollo de la estrategia de una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo.
La elaboración de un manual de funciones consta de siete pasos:
- Visita a la empresa y entrevista con los responsables para la obtención de información sobre: la organización de la empresa, el objetivo que tiene y las características de las diferentes áreas y puestos de trabajo.
- Análisis del estado de la organización de la empresa.
- Documentación y racionalización del estado actual de la organización.
- Elaboración de un anteproyecto de manual de funciones.
- Contrastar el contenido del anteproyecto con el personal de la empresa.
- Modificación, correcciones y/o ampliaciones del anteproyecto si las hubiera.
- Presentación del manual de funciones de la empresa.
Los beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones, son:
- Al determinar y delimitar los campos de actuación de cada colaborador, permite que las personas interaccionen con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que ayuda en el proceso de comunicación, integración y desarrollo.
- Elimina desequilibrios en cargas de trabajo, omisiones, duplicidad de funciones, cuellos de botella, circuitos de trabajos irracionales, etc…
- Es un instrumento muy útil para planificar la plantilla de la empresa y la posible variación de los puestos de trabajo, así como para definir planes de carrera.
- Los conocimientos específicos la empresa puede poseer al elaborar el manual de funciones.
- Lenguaje sencillo
- Metodología fácil
- Deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso
- Mantiene la homogeneidad en cuanto a la gestión de la organización administrativa y evita la formulación de excusas al desconocimiento de las normas vigentes.
- Facilita la supervisión.
- Descripción básica del cargo:
- Cargo
- Dependencia
- Jefe inmediato
- Objetivo estratégico del cargo: Se describe la razón por la que es necesario este cargo en la empresa
- Funciones básicas: Es la descripciòn de las responsabilidades definidas claramente
- Personal relacionado con el cargo: Indica la ubicación del cargo dentro de la empresa
- Perfil del cargo: Se establece el perfil óptimo del funcionario
- Su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden.
- Permite implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera
Es un documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.
Incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Permite conocer el funcionamiento interno
- Auxilian en la inducción del puesto
- Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema
- Establece un sistema de información
- Determina en forma más sencilla las responsabilidades
- Aumenta la eficiencia de los empleados
- Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
- Manual de funciones y responsabilidades
- Manual de procedimientos y diligenciamiento de formatos
- Estructura orgánica de la empresa
- Manual de normas administrativas
- Reglamento laboral
FUENTE: https://blog.jobandtalent.com/el-manual-de-funciones-de-la-empresa/
Los objetivos del manual de funciones y descripción de cargos son los siguientes:
- Establecer claramente las funciones básicas y las responsabilidades que corresponde desempeñar a cada dependencia, delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.
- Clasificar y ordenar la ubicación y las funciones específicas que deben cumplir los cargos dentro de la estructura general de la empresa.
- Precisar la unidad de mando y las interrelaciones jerárquicas (de los jefes hacia su personal) y funciones internas y externas de la empresa.
- Proporcionar información a los colaboradores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura orgánica.
- Servir como instrumento básico para racionalización de los procedimientos sustantivos como adjetivos, en concordancia con las normas de simplificación administrativa.
- Constituye un documento base para efectuar los procesos de reorganización que estime conveniente la Alta Dirección de la empresa.
