La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.

Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.

La estructura organizacional es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y coordinación buscan alcanzar objetivos.

La estructura es la base fundamental de la empresa donde se realiza las divisiones de las actividades para formar departamentos y posteriormente definir la autoridad con la finalidad de alcanzar los objetivos pero también todo lo que surge de manera espontánea de la interacción entre los integrantes. Tomando en cuenta estas dos vertientes la estructura se divide principalmente en estructura formas e informal.

Estrucutra Formal:

Esta estructura formal surge como una necesidad para realizar una división de las actividades dentro de una organización que les permita principalmente alcanzar los objetivos mediante organigramas, manuales y la interacción de los principios de la organización como la división de trabajo, autoridad y responsabilidad, delegación, unidad de mando, jerarquía, tramo de control y equidad en la carga de trabajo, entre otras.

En la figura siguiente se muestra que la estructura formal esta integrada de las partes que forman a una organización y su relación entre si a través de los principios fundamentales de la organización que se establecen con ayuda de las herramientas y se presentan en forma verbal o documentos públicamente donde los algunos de los integrantes puedan consultar, como está regida la estructura formal de la organización.

Estructura informal: 

Su origen esta en la estructura formal ya que de ahí parte la formación de estructuras de la relaciones entre los miembros de conforme a una mezcla de factores como se muestra en la Figura siguiente, donde se observan algunos que dan origen a este tipo de estructura.

La estructura informal obedece al orden social y estas suelen ser más dinámicas que las formales . En la figura que se muestra a continuación, se observa que la estructura informal se integra a través de relaciones entre personas de acuerdo a una mezcla de factores que llegan a formar grupos informales que son representadas verbalmente de manera pública.

Organigramas lineofuncionales

Los organigramas son representaciones gráficas, se les llama lineofuncionales debido a que la división de trabajo, las líneas de autoridad y comunicación se representan de forma gráfica. 

Para la realización de un organigrama existen significados y reglas en los gráficos, se mencionan algunas

• En el caso del staff estas se deben resaltar con unas líneas punteada
• Las líneas como de autoridad deben salir de la parte inferior del rectángulo
• Deben encerrarse en un rectángulo el titulo del cargo
• Ideal si se incluyen los nombres de quien esta a cargo del puesto.

Tipos de organigramas

1. Por el tipo de naturaleza: se dividen en tres tipos:
   • Microadministrativos: Este organigrama solo a una organización y puede ser un organigrama de forma general del toda la empresa o solo de una área.
   • Macroadministrativas: En este organigrama se involucran más de una empresa
   • Mesoadministrativo: Involucra a una o mas organizaciones pero de un mismo giro.
2. Por su finalidad: están integrados por cuatro subcategorías:
   • Informativo: Este tipo de organigrama esta pensado para ser difundido de manera publica, para que cualquier persona los pueda visualizar.
   • Analítico: Este organigrama es de carácter analista del comportamiento organizacional.
   • Formal: Es desde el punto de vista legal cuando el representante o socios determinan la estructura de la organización y este cuenta con un instrumento.
   • Informal: Este organigrama contrario al anterior no cuenta con tal instrumento escrito.
3. Por su ámbito: Esta clase se subdivide en tres tipos.
   • Generales: Contienen informacion representativa de una organización hasta determinado nivel jerarquico, dependiendo de su magnitud y caracteristicas, por lo tanto, presentan toda la organización y sus interrrelaciones; se llaman tambien "Carta Maestra".

4. Por su contenido: Esta clase se subdivide en tres tipos los integrales, funcionales y de puestos, plazas y unidades. A continuación se detalla cada uno:

5. Por su distribución gráfica: En este grupo se encuentra clasificado por cuatro diferentes organigramas.

ORGANIGRAMA SECTORIAL O RADIAL 

• Consta de círculos concéntricos que representan los diversos niveles jerárquicos, la autoridad máxima se localiza en el centro del organigrama y el nivel jerárquico disminuye a medida que se acerca a la periferia.
• El organigrama sectorial o radial permite representar la estructura organizacional de manera compacta.
• No obstante presenta ciertas limitaciones técnicas pues dificulta la representación de órganos auxiliares muy variados.
• El organigrama radial también es llamado organigrama sectorial y se elabora mediante círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel jerárquico. La autoridad máxima se localiza en el centro del organigrama, disminuyendo el nivel jerárquico a medida que se aproxime a la periferia.

Guía para la elaboración de Organigramas

1. Contenido del Organigrama.- Un organigrama básicamente debe contener tres cuerpos con los siguientes contenidos.

2. Las figuras geométricas. Las figuras geométricas simbolizan o representan a las unidades de trabajo que componente la estructura de organización dibujada en la gráfica.

Se recomienda utilizar las figuras con valor genérico para representar unidades semejantes. De ese modo, el diagrama representa un plano fiel a la realidad, no resulta repetitivo y estéticamente luce mejor.

En la preparación del diagrama se recomienda, además, abstenerse de utilizar una figura geométrica para representar aquel componente de trabajo que realiza una labor con carácter esporádico.

• Ese es el caso, por ejemplo, de grupos de trabajo como comités o juntas (internas en la institución) a las cuales se les asigna funciones particulares a desarrollarse en forma no recurrente.
• En éstas las personas desempeñan en adición a la labor diaria y permanente, actividades esporádicas.
• La unidad regular de trabajo opera ininterrumpidamente.

En las figuras geométricas:

• Se utiliza un solo color
• Se escriben sin abreviaturas, solo con mayúsculas
• Los tamaños disminuyen con los niveles.

Las figuras más utilizadas para diseñar el diagrama de organización son:

• Rectángulo. Es la figura geométrica que mejor desempeño tiene en el organigrama por su representación y por la disponibilidad de poner los nombres. La proporción de la figura deberá ser de 2 a 3 o de 1 a 3.

Se debe considerar:

• Rectángulo formado por línea continua
• Rectángulo formado por línea entrecortada

• Círculo
• • Círculo formado por línea continua
  • Círculo formado por línea entrecortada.

• • El círculo elíptico por lo general representa un organismo subsidiario de otro.
  • • Organismo subsidiario es aquel que se crea bajo la jurisdicción de otro organismo, pero tiene personalidad jurídica propia.
    • Se entiende que está en una jerarquía menor que el organismo que lo creó. Sus decisiones y plan de trabajo responden a los intereses que tiene el organismo mayor.
    • Se puede crear por ley, orden administrativa o por la Junta de Directores del organismo matriz. Su función es ayudar al organismo matriz a cumplir con su misión, ya que lleva a cabo una labor especializada y específica.
    • Es una situación que puede darse en las corporaciones o agencias que tienen tesoro propio.
• Cuadrado y otras figuras geométricas con línea continua o discontinua. 
• • Es una figura que se está utilizando más frecuentemente para reflejar estructuras de organización grandes.
  • Por necesidades de diseño el cuadrado acomoda mas adecuadamente las unidades de trabajo regulares en el diagrama.

• • Se puede utilizar también para representar organismos, unidades, proyectos, servicios, etc., con situaciones de trabajo o relaciones especiales, las cuales no se haya representado con alguna otra figura, símbolo o signo en particular. Se puede utilizar para representar, entre otras.
  • • Unidades creadas formalmente, pero no establecidas.
    • La existencia de componentes o proyectos o programas que se dejan sin desarrollar, cuando éstos quieren destacarse.
    • Proyectos, servicios u organismos que aunque no forman parte integrante de la entidad, mantienen con ella alguna relación especial no permanente.
    • Proyectos, servicios u organismos que forman parte de la entidad, pero no son creados con carácter permanente.
• Ejemplos de figuras geométricas convencionales de mayor uso en un organigrama.
• • La figura geométrica con un recuadro indica condición especial o autónoma.

• En la figura geométrica se puede destacar una unidad para llamar la atención. Para ello se utiliza medio recuadro, bastante coloreado para cada unidad que se vaya a resaltar.

• Los círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un número en su interior, indica un comité en el que participan todas las unidades señaladas con el mismo número.

• Se pueden usas diversas formas de ordenamiento y presentación de las figuras, siempre y cuando la equivalencia de las mismas no sea alterada y es solo para los órganos específicos.

• Debe existir simetría en la distribución espacial del organigrama.

• Las líneas. Las líneas que unen los componentes orgánicos en el diagrama indican los diferentes tipos de relaciones existentes entre éstos, o lo que es lo mismo, entre una figura geométrica y otra. Los organigramas más frecuentes suelen presentar una sola clase de línea pero en algunos casos puede observarse la existencia de distintos tipos de trazos, cada uno de los cuales representará un tipo especial de relaciones.
• • Los siguientes conceptos se deben considerar para dibujar las líneas:
  • • El punto de origen y de terminación de la línea. El punto de arranque u origen ilustra donde radica la autoridad o de donde surge la relación especial que existe. El punto de terminación indica la unidad sobre la cual recae esa autoridad o el componente con el cual se tiene la relación especial. Dado que el vínculo jerárquico supone una relación de contenido bi-direccional, no es necesario que las líneas que lo representan terminen en flechas.
    • • En el diagrama ramificado en vertical, que es el organigrama comúnmente utilizado en el Gobierno, la autoridad fluye de la parte alta de éste hacia abajo (hacia la base) y la responsabilidad se manifiesta en sentido ascendente, pero no es necesario expresar su doble orientación.
      • Es importante que en el diagrama se refleje claramente esta línea de mando, con respecto a cada unidad de trabajo.
      • Es importante, además, que la relación principal de autoridad y responsabilidad se dibuje de modo que todas las unidades de trabajo que dependan de un determinado jefe o supervisor queden ligadas a éste por una sola línea, adecuadamente ramificada como se ejemplifica a continuación.

• • Es conveniente no cruzar dos líneas que no tienen relación. Al representar la relación entre dos o más unidades se debe evitar interrumpir la línea que une otras unidades. No obstante, si fuere necesario cruzar una línea para ilustrar dicha relación, está deberá hacerse de forma diferente, o tal vez, mediante la interrupción de la línea continua. Toda vez que sea necesario dicha interrupción se deberá identificar con una flecha o asterisco. La relación a ilustrarse deberá explicarse con nota al calce.
• El tipo de línea. La línea ya sea continua o discontinua indica los tipos de nexos entre componentes. Cada uno de los tipos de nexos especiales representados debe aparecer explicado en la leyenda.

• Línea continúa. Se utiliza para ilustrar la relación jerárquica normal de autoridad, responsabilidad y subordinación que existe entre los componentes o unidades de trabajo de un mismo organismo o entre el organismo en cuestión y otro exógeno.
• • Las unidades que son partes integrantes de la organización se entrelazan con líneas continuas.
  • El vínculo principal de autoridad o la autoridad de línea debe, en lo posible representarse mediante un trazo visiblemente más grueso que el que se utiliza para el diseño de las figuras geométricas, tal como se expresa a continuación:

• Línea discontinua. Se utiliza para representar varios tipos de relaciones especiales entre componentes de una institución, es decir, para representar las relaciones que no suponen subordinación, ni aún funcional.
• • Su uso debe indicar al pie del organigrama el significado que se daría a cada una de ellas.
  • Debe tenerse presente, además, que las líneas discontinúas deben utilizarse de modo restrictivo o reservarse, en lo posible, para los diagramas analíticos.
  • Entre estas líneas encontramos:
  • • Línea formada por pequeños trazos (----)
    • Línea formada por puntos (….). Representa la relación formal de coordinación y la de control técnico.
    • Línea formada por pequeños trazos y puntos (_._._.). representa la relación bien especial entre organismos, donde el cuerpo rector del organismo adscrito será presidido por el ejecutivo del otro organismo.
• Otras líneas. En los diagramas pueden dibujarse otros tipos de líneas.
• • Como las que mencionamos más adelante.
  • Las mismas se utilizan para representar algunas relaciones especiales o para indicar que la estructura de organización tiene otras unidades o componentes los cuales no aparecen recogidos en el organigrama.
  • Estas situaciones se pueden poner de manifiesto con.
  • • Líneas continúas y flechas
    • Líneas discontinuas y flechas
    • Líneas discontinuas

• Ejemplos de líneas convencionales de mayor uso en un organigrama
• • Las líneas llenas sin interrupción nos indican autoridad formal, relación de línea o mando, comunicación y la vía jerárquica

• Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre las inferiores y las llevas horizontales señalan especialización y correlación.

• Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

• Cuando la línea llena se coloca a los lados de la figura geométrica indica relación de apoyo.

• Líneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relación de coordinación y relaciones funcionales.

• Las líneas con zigzagueos al final y una flecha en el remate son continuación de la estructura. También tienen el mismo significado una flecha sola (sin zigzagueos) en el remate. Se usa para indicar a las unidades desconcentradas denotando autonomía y responsabilidad absoluta.

• Los nombres. Es importante la presentación clara, breve y correcta del nombre de la organización y de sus unidades de trabajo, para que no surjan dudas a la hora de presentarlas. Consideraciones que deben tenerse presente:
• • El nombre del organismo debe ser el que aparece en la ley o estatuto que lo crea.
  • Los nombres de las unidades deben cotejarse para asegurarse que están correctamente identificadas. Las unidades deberán designarse con nombres que clara e inconfundiblemente indiquen el quehacer de la unidad.
  • El nombre de la unidad debe siempre describir, en forma breve, la función o funciones que se realiza en la misma para así facilitar la comunicación y el uso de la gráfica. La nomenclatura debe reflejar la función principal que se realiza en la unidad, no el puesto a nivel personal, excepto en el caso del alto nivel gerencial del organismo y en alguna otra situación muy especial.

• La departamentalización de la empresa es el medio para coordinar, organizar y agrupar sus actividades por departamentos específicos, con el fin de facilitar la consecución de sus objetivos estratégicos. A continuación explicamos aspectos básicos de la departamentalización: concepto y tipos.
• Toda estructura de empresa se relaciona directamente con el nivel de calidad de sus resultados. Al igual que ocurre con un escritorio desorganizado, o una ‘cabeza’ desordenada, la empresa debe organizarse según el tipo de necesidades y cultura que la definen.
• Sin embargo, ¿en qué consiste la departamentalización realmente? Esta estructura de la organización por departamentalización estará impresa en cada uno de las personas que forman parte de la empresa. Será el reflejo de lo que para ellos significa pertenecer a este grupo de personas. Porque no olvidemos que las empresas son grupos de personas que realizan algo con valor.
• Así pues, estas conexiones formales de relaciones entre los equipos de trabajo estarán asimiladas y comprendidas en cada uno de los interesados de la empresa. Como ves, la estructura de una empresa va mucho más allá que organizar por secciones la misma.

Objetivos de departamentalización

• Conocer y entender la división adecuada de las funciones de la empresa.
• Reducir y concretar las tareas asignadas a cada trabajador, para que la lleven a cabo de manera más eficiente.
• Genera la especialización, que se basa en la experiencia conseguida por un trabajador respecto a la tarea que desarrolla, lo que repercute positivamente en la calidad del trabajo realizado.
• Ayuda a realizar la mejor selección de los empleados para cada puesto de trabajo determinado.
• La división de tareas genera nuevos puestos de trabajo.
• Facilita la supervisión y control por parte de los jefes.
• Permite el desarrollo de atribuciones específicas en un mismo nivel de la empresa.

Caracterìsticas de la Departamentalizaciòn

Entre las principales características de la departamentalización destacan algunas ventajas y desventajas de la misma, entre estas:

• Refleja la visualización lógica de la estructura empresarial.
• Se preside por la especialización ocupacional y laboral.
• Facilita la comunicación y el entendimiento del equipo con la finalidad lograr una mayor eficiencia en sus funciones.
• En ocasiones la división por funciones establece una barrera que limita la cooperación entre las diferentes áreas.
• Ayuda a organizar una estructura jerárquica de toda la empresa.
• Es propicio para empresas pequeñas, con pocas líneas de producción.
• Se debe controlar la especialización, ya que en ocasiones se exagera y extralimita derivando falta de atención en los resultados globales.
• No es flexible, el proceso de adaptación a cambios es lento, por lo cualquier cambio en la cultura o estrategia empresarial puede poner en riesgo la organización.
• No permite la promoción de equipos con auto gestión, las responsabilidades de los resultados finales en la organización recaen en un solo órgano.

Enfoque divisional:

Los departamentos se agrupan en divisiones separadas y autosuficientes basada en un producto, proyecto, programa o región geográfica común. Se basa en diversas habilidades conjuntas y no en habilidades semejantes.

Enfoque matricial:

Se implementan simultáneamente las cadenas jerárquicas funcional y divisional, y se suponen entre sí en los mismos departamentos. Las personas se subordinan a dos jefes.

El enfoque matricial es la combinación de la departamentalización funcional y divisional en la misma estructura organizacional.

Enfoque de equipos:

Una de las más fuertes tendencias de la administración ha sido el esfuerzo de muchas organizaciones respecto a los conceptos de equipo. La cadena jerárquica vertical siempre fue un poderoso medio de control, pero tiene el inconveniente de transferir todas las decisiones hacia la alta dirección, lo cual provoca demora y la consiguiente concentración de la responsabilidad en la cúpula de la jerarquía.

Desde la década de 1990 la organización intenta encontrar medios de lograr empowerment: delegar autoridad y transferir la responsabilidad a los niveles más bajos mediante la creación de equipos participativos capaces de obtener el compromiso de los trabajadores. Este enfoque vuelve más flexibles y ágiles a las organizaciones en el ambiente global y competitivo.

Enfoque de redes:

La organización se convierte en un pequeño centro intermediario conectado electrónicamente a otras organizaciones que desempeñan funciones vitales para el negocio.     

El más reciente tipo de departamentalización recibe el nombre de organización en “red dinámica”.

La estructura en red indica que la organización separa sus principales funciones en compañías distintas conectadas a través de una pequeña organización central. En vez de juntar las funciones de producción, marketing, finanzas y talento humano en un mismo sitio, estos servicios son provistos por organizaciones separadas que trabajan por contrato y están conectadas electrónicamente a la oficina central.

Fuente: Richard L. Daft. Teoría y Diseño Organizacional.

Diferentes tipos de Departamentalizaciòn

¿Cómo creamos los departamentos de nuestra empresa? Aquí te damos algunas ideas para según estos tipos, podamos estructurar eficazmente la organización.

• Departamentalización por tipo de cliente. Toda función va dirigida siempre hacia nuestro cliente final. No está mal que organicemos la empresa por departamentos por los servicios que ofrecemos a los clientes. De esta manera, enfocaremos mejor nuestros esfuerzos para satisfacer eficientemente las necesidades del cliente. Ejemplo: En banca sería departamento de hipotecas, préstamos para empresas, transacciones, etc.
• Departamentalización por tiempo. Consiste en la duración de las actividades. Suele combinarse con otros tipos de clasificaciones. También se considera una división de áreas por turnos de la jornada laboral.
• Departamentalización por territorio. Las áreas geográficas suponen también un criterio muy utilizado por las empresas para clasificar sus departamentos. Dependiendo del sector de actividad, es muy conveniente usar esta tipología. Si los productos y servicios se ofrecen en un determinado territorio, tendrán su propia gerencia para esa área.
• Departamentalización por proyectos. Es práctico si para cada proyecto hay un equipo diferente. Entendemos que cada unidad de trabajo tiene unos requisitos específicos definidos por el cliente. Por eso si tu empresa se dedica a ejecutar proyectos diferentes, puede ser una buena estructura este tipo de clasificación.
• Departamentalización por productos o servicios. Lo mismo ocurre con los productos. Para las distintas líneas de producto o servicios, siempre y cuando no tengas demasiadas.
• Departamentalización por procesos. Una cosa son los proyectos y otra muy distintas los procesos. Aquí puedes ver cuáles es la diferencia entre proyecto y proceso. Si quieres buscar dinámicas optimizadas y aplicar una mejor continua de tus procesos de producción, es muy útil este tipo de departamentalización. Aplicaciones de planificación y gestión del trabajo, que buscan la máxima optimización y rentabilidad de las inversiones, como Sinnaps, ayudan bastante a empresas con este tipo de departamentalización.
• Departamentalización por equipo. Puede estar relacionado con proyectos o procesos. Se trata de enfocarse para facilitar con herramientas y tecnologías adecuadas, así como cubrir otro tipo de necesidades que pueda tener cada equipo de trabajo. El fin es reducir costes y aprovechar recursos.
• Departamentalización por funciones. Empresas que se dividen el tipo de actividad que desarrolle cada área. Puede ser por ejemplo, Ingeniería, Contabilidad o departamentalización de los costos, Comercial, etc.
• Departamentalización matricial. Combina funciones con proyectos. En cada proyecto se suelen llevar a cabo las mismas funciones. De esta manera, los equipos de trabajo de cada proyecto están formados por personas que desarrollan su función en distintos proyectos al mismo tiempo. Se optimizan así recursos y tiempos.

Como vez, existen diferentes tipos de departamentos. Todos ellos responden a los diversos aspectos que forman las compañías. Desde según el tipo de producto o servicio que desarrollen, o el número de empleados que la formen, hasta el estilo de comunicación entre sus equipos o la estructura organizacional que defina su jerarquía dentro de la compañía. Todos esto elementos influyen en la departamentalización de la empresa.

Para que los empleados puedan realizar con eficiencia sus tareas y deberes existe la jerarquía administrativa. La función principal de ésta es garantizar que las personas ejecuten sus tareas y deberes de manera eficiente y eficaz.

La jerarquía administrativa se refiere al número de niveles de administración para garantizar la  realización de las tareas y el alcance de sus objetivos.

Este principio nos habla de la división de la de la organización que en todo grupo y organización humana existen.

• Una vez agrupadas las tareas se comienzan a clasificar en grandes áreas;
• Esta actividad le corresponde al administrador o quien esté realizado el plan organizacional, principalmente tendrá que determinar que colaboradores dependen de quien o que departamento depende de otro;
• De igual manera varían de acuerdo al giro de empresa, tamaño, numero de personas, y las relaciones que vinculan las áreas.

En la cadena de mando principalmente establece: la autoridad, responsabilidades y unidad de mando.

• Este proceso de jerarquía y cadena de mando va sufriendo cambios de acuerdo con el crecimiento de la empresa generalmente todas las empresas nacen sin una estructura definida, y conforme van creciendo van sumando integrantes hasta que el dueño comienza a dividir las áreas y que persona se encargara de realizar cada actividad.
• Existe una clasificación para el tipo de crecimiento de la organización, como horizontal y vertical a continuación se describen:
• • Crecimiento horizontal: sirven hasta cierto límite donde los colaboradores requieren del apoyo de otros que a su vez dependen también de ellos para cumplir los planes.
  • Crecimiento vertical: Conforme va creciendo la empresa y se van sumando colaboradores y se comienzan abrir más áreas o departamentos a un punto donde no tiene una correcta división dentro de la organización.

Este es muy parecido al anterior solo que cuantifica las unidades, departamentos o personas que se encuentran supervisadas por otra persona, algunas teorías establecen el número de personas máximas que pueden estar al mando de otra, pero es muy importante saber y más aun en la actualidad con los sistemas computacionales que permiten tener mayor control sobre algunas áreas, que entre menor sea el número de personas que dependen de una, la comunicación y el control de ellas será más fácil y eficiente , que contrario a más personas se puede llegar a perder el control y generar el caos.