Se conoce por nómina los pagos mensuales o quincenales que las empresas o empleadores deben realizar a los trabajadores que tiene vinculados mediante contrato de trabajo, pagos que comprenden el salario, comisiones, horas extras, recargos nocturnos, festivos, dominicales, descuentos, etc.

 

En la nómina se incluyen también las prestaciones sociales, los aportes a seguridad social y los aportes parafiscales cuando ya lugar a ellos.

  1. Nómina para el año 2019. Estos son los datos vigentes para el año 2019:
    • Salario mínimo $ 828.116
    • Auxilio de transporte $ 97.032
    • Salario mínimo integral $10.765.508 ($ 8.281.160 salario y $2.484.348 factor prestacional)
  2. Aportes parafiscales:
    • Sena 2%
    • ICBF 3%
    • Cajas de Compensación Familiar 4%
  3. Cargas Prestacionales
    • Cesantías 8.33%
    • Prima de servicios 8.33%
    • Vacaciones 4.17%
    • Intereses sobre las Cesantías 1% mensual
  4. Seguridad social
    • Salud (12,5%):
      • Empresa 8.5%.
      • Empleado 4%
    • Pensión (16%):
      • Empresa 12%
      • Empleado 4%
  5. Horas Extras y recargos nocturnos:
    • Hora trabajo nocturno: Hora ordinaria x 1.35
    • Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 9:00 p.m: Hora ordinaria x 1.25
    • Hora extra nocturna comprendido entre las 9:00 p.m. y las 6:00 a.m:Hora ordinaria x 1.75
    • Hora ordinaria dominical o festivo: Hora ordinaria x 1.75
    • Hora extra diurna en dominical o festiva: Hora ordinaria x 2.00
    • Hora extra nocturna en dominical o festivo: Hora ordinaria x 2.50

Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos:

  • Aportes a salud
  • Aportes a pensión
  • Fondo de solidaridad pensional
  • Cuotas sindicales
  • Aportes a cooperativas
  • Embargos judiciales
  • Cuotas de créditos a entidades financieras (Libranza)
  • Deudas del empleado con la empresa
  • Retención en la fuente, entre otras

El artículo 383 del estatuto tributario contiene las tarifas que se deben aplicar por concepto de retención en la fuente por ingresos laborales:

  • Como se puede observar, se trata de una tabla progresiva, donde la tarifa se hace más elevada entre más alto sea el salario.
  • Se aprecia también que el primer rango no está sujeto a retención, de manera que si el salario del trabajador una vez depurado es igual o menor a 95 Uvt, no se aplica retención.
  • Los rangos allí señalados corresponden al salario del trabajador una vez ha sido depurado, esto es, una vez se han restado los conceptos que la ley permite detraer para reducir la base sujeta a retención.
  • El monto de la UVT para el año 2019 es de $34.270
  • La UVT permite determinar las cifras y valores absolutos aplicables a disposiciones y obligaciones administradas por la DIAN
  • Los contribuyentes del pago de retefuente de 2019, que es una de las maneras de recaudo del impuesto de renta serán quienes tengan ingresos brutos a partir de $4.770.183
  • Al tomar en cuenta las modificaciones de la última reforma tributaria se obtiene que la base gravable mìnima que pagará retefuente inicia en 95 UVT, es decir, $3.255.650.

La DIAN facilita esta matriz para liquidar la retefuente.

 

  1. Desde el punto de vista tributario, el auxilio de transporte y/o el auxilio de rodamiento se consideran un ingreso tributario gravado con el impuesto a la renta
  2. Por consiguiente están sometidos a retención en la fuente por salarios
  3. Por lo tanto, al calcular la retención por salarios, el auxilio de transporte y/o del de rodamiento se deben sumar al total de ingresos gravados.
  1. Según los lineamientos establecidos por la normatividad tributaria las indemnizaciones laborales están sometidas a retención en la fuente:
    • Solo si el trabajador devenga más de 204 UVT mensuales
    • En este caso la retención corresponderá a la tarifa del 20% tal como lo señala el Artículo 401-3:
    • El valor actual (2018) del UVT es de $ 33.156, o sea que 204 UVT corresponden este año a $ 6.763.824 pesos
  2. Para determinar el ingreso mensual promedio del trabajador beneficiario de una indemnización laboral:
    • Se suman todos los ingresos obtenidos por el trabajador en los últimos 12 meses y se divide por 12,
    • Así lo establece el artículo 1.2.4.1.8. del decreto 1625 de 2016.
  3. Para el caso de trabajadores que devenguen ingresos iguales o inferiores equivalentes a 204 UVT:
    • No procede retención en la fuente alguna, sin perjuicio de que dichos ingresos se consideren gravados por el impuesto a la renta y complementarios
    • Deben ser incluidos en la respectiva declaración del periodo gravable en que se perciban
  4. Por lo tanto, en la actualidad cuando se realiza el pago de una indemnización laboral a un empleado cuyos ingresos son inferiores a 204 UVT, no deberá practicarse retención en la fuente a título de renta.  
  1. El auxilio de transporte se paga a los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos mensuales, y allí surge la duda respecto al efecto el trabajo extra.
  2. Suele suceder que el salario del trabajador es inferior a dos salarios mínimos mensuales, pero debido a que labora trabajo extra termina ganando más de dos salarios mínimos, y en tal caso ¿se pierde el derecho al auxilio de transporte?
  3. Recuerde que el salario mínimo está sujeto a una jornada laboral que es de máximo 8 horas diarias, de suerte que por trabajar ese tiempo el trabajador debe ser remunerado como mínimo con el salario mínimo.
  4. El auxilio de transporte está sujeto al salario mínimo, y este a su vez está sujeto a la jornada laboral, que no puede ser superior a la máxima legal (8 horas diarias).
  5. De manera que la remuneración laboral por trabajo extra no afecta el derecho al auxilio de transporte.
  6. Por lo tanto:
    • Si el trabajador supera los dos salarios mínimos mensuales por cuenta de haber laborado horas extras o suplementarias, sigue teniendo derecho al auxilio de transporte.
    • Todo remuneración que no corresponda a la jornada laboral ordinaria aplicable para cada trabajador, debe ser excluido del cálculo a efectos de determinar el derecho al auxilio de transporte.

Si la jornada de trabajo pactada en el contrato de trabajo, es decir, la jornada ordinaria es en su totalidad nocturna, esto es de 9 de la noche a 6 de la mañana:

  • Los recargos respectivos están remunerando la jornada ordinaria
  • Esto significa que esos recargos nocturnos forman parte de la remuneración de la jornada ordinaria
  • Por lo tanto, se computan para efectos de calcular el límite de ingresos que da derecho al auxilio de transporte, de modo que si por efecto de ese recargo se superan los dos salarios mínimos no se paga el auxilio de transporte.
Un empleado que supera los dos salarios mínimos incluyendo comisiones no tiene derecho al auxilio de transporte:
  • Ya que las comisiones son una forma de remuneración de la jornada ordinaria.
  • Por ejemplo, si un empleado tiene un sueldo básico de un salario mínimo, pero durante el mes obtiene comisiones por $1.200.000, su total devengado en el mes supera los dos salarios mínimos, y en consecuencia no tiene derecho al pago del auxilio de transporte.

No son impuestos ni contribuciones:

  1. PARAFISCALES: Constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral (Se liquidan sobre el salario devengado sin incluir el auxilio de transporte). En el caso de los salarios integrales se liquida sobre el 70% de este.
    • Cajas de Compensación Familiar (4%)
    • Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA (2%)
    • Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF (3%)
  2. SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regímenes:
    • Régimen Pensional
    • Régimen salud
    • Régimen Riesgos Profesionales.
  3. PRESTACIONES SOCIALES:
    • Cesantías
    • Intereses cesantías
    • Prima
    • Dotación
  4. VACACIONES

Los aportes parafiscales son una contribución obligatoria que algunas empresas deben realizar al Sena, ICBF y cajas de compensación familiar, por cada empleado que tenga, para que estas entidades cumplan con los objetivos para los que fueron creadas.

  • Algunas empresas que  tengan trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo deben hacer un aporte equivalente al 9% de su nómina por concepto de parafiscales, los cuales se distribuirán de la siguiente forma:
    • 4% para el subsidio familiar (Cajas de Compensación Familiar)
    • 3% para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
    • 2% para el Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA).
  • Respecto a los trabajadores del servicio doméstico, no se deben realizar aportes parafiscales por ellos, en vista de que la familia no es una empresa o unidad económica, requisito necesario para estar obligado a pagar aportes parafiscales, aunque de forma excepcional deben ser afiliados a una Caja de compensación familiar.
  • No obstante, si una familia en su casa de habitación tiene un almacén o cualquier otro establecimiento de comercio, y allí ocupa uno más empleados, deberá aportar parafiscales por los empleados que laboran en el establecimiento de comercio, mas no por los que se ocupan de las labores domésticas.

¿Còmo quedaron los aportes parafiscales con la ley 1819 de 2016?

 

En primer lugar, hay que advertir que los aportes parafiscales no desaparecen sino que quedan limitados a ciertos empleadores y con respecto a determinados empleados, de manera tal que los aportes parafiscales se seguirán calculando como de costumbre cuando haya lugar a ello.

 

Dice el artículo 65 de la ley 1819 de diciembre 29 de 2016, que adiciona el artículo 114-1 al estatuto tributario:

  • «EXONERACIÓN DE APORTES. Estarán exoneradas del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional del Aprendizaje (SENA), del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y las cotizaciones al Régimen Contributivo de Salud,
    • Las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
  • Así mismo las personas naturales empleadoras estarán exoneradas de la obligación de pago de los aportes parafiscales al SENA, al ICBF y al Sistema de Seguridad Social en Salud:
    • Por los empleados que devenguen menos de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
    • Lo anterior no aplicará para personas naturales que empleen menos de dos trabajadores, los cuales seguirán obligados a efectuar los aportes de que trata este inciso.
  • Los consorcios, uniones temporales y patrimonios autónomos empleadores en los cuales la totalidad de sus miembros estén exonerados del pago de los aportes parafiscales a favor del Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) y el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) de acuerdo con los incisos anteriores y estén exonerados del pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social en salud de acuerdo con el inciso anterior o con el parágrafo 4 ° del artículo 204 de la Ley 100 de 1993, estarán exonerados del pago de los aportes parafiscales a favor del Sena y el ICBF y al Sistema de Seguridad Social en Salud correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
    • PARÁGRAFO 1. Los empleadores de trabajadores que devenguen diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes o más, sean o no sujetos pasivos del Impuesto sobre la Renta y Complementarios seguirán obligados a realizar los aportes parafiscales y las cotizaciones de que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993 y los pertinentes de la Ley 1122 de 2007, el artículo 70 de la Ley 21 de 1982, los artículos 2° y 3° de la Ley 27 de 1974 y el artículo 1° de la Ley 89 de 1988, y de acuerdo con los requisitos y condiciones establecidos en las normas aplicables.
    • PARÁGRAFO 2. Las entidades calificadas en el Régimen Tributario Especial estarán obligadas a realizar los aportes parafiscales y las cotizaciones de que tratan los artículos 202 y 204 de la Ley 100 de 1993 y las pertinentes de la Ley 1122 de 2007, el artículo 7°  de la Ley 21 de 1982, los artículos 2° y 3° de la Ley 27 de 1974 y el artículo 1° de la Ley 89 de 1988, y de acuerdo con los requisitos y condiciones establecidos en las normas aplicables.
    • PARÁGRAFO 3. Los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que liquiden el impuesto a la tarifa prevista en el inciso 1 ° del artículo 240-1 tendrán derecho a la exoneración de que trata este artículo.
    • PARÁGRAFO 4. Los contribuyentes que tengan rentas gravadas a cualquiera de las tarifas de que tratan los parágrafos 1, 2, 3 y 4 del artículo 240 del Estatuto Tributario, y el inciso 1 ° del artículo 240-1 del Estatuto Tributario, tendrán derecho a la exoneración de aportes de que trata este artículo siempre que liquiden el impuesto a las tarifas previstas en las normas citadas. Lo anterior sin perjuicio de lo previsto en el parágrafo 3° del artículo 240-1.
    • PARÁGRAFO 5. Las Instituciones de Educación Superior públicas no están obligadas a efectuar aportes para el Servicio Nacional de Aprendizaje.»
  1. Para obtener derecho a recibir el subsidio familiar:
    • •El salario del empleado no puede superar los cuatro salarios mínimos
    • •Y que sumada la remuneración de su cónyuge, no sobrepase los seis salarios mínimos.
  2. Se requiere además haber laborado por lo menos 96 horas al mes
  3. Los beneficiarios del subsidio familiar son las personas que convivan y dependan económicamente del trabajador como:
    • Hijos naturales o adoptivos
    • Hermanos huérfanos y
    • Padres mayores de 60 años.
  4. Estas personas deben cumplir con los siguientes requisitos para acceder al respectivo subsidio
    • Hijos, hijastros y hermanos:
      • Hasta los 18 años
      • A partir de los 12 años deben acreditar escolaridad en un establecimiento docente oficialmente aprobado.
      • Sin límite de edad, cuando sean inválidos o de capacidad física disminuida que les impida desempeñarse laboralmente.
    • Padres: causan derecho al pago de subsidio familiar cuando:
      • Además de convivir con el trabajador, dependen económicamente de él
      • Que tengan más de 60 años o que teniendo menos edad, sean inválidos o que alguna disminución en su capacidad física les impida trabajar.
  5. Los pensionados por vejes, invalidez o sobrevientas pueden afiliarse a las cajas de compensación familiar sin que tengan que pagar cotización alguna para recibir los servicios básicos que prestan estas entidades, y pagar una cotización de 0.6% o del 2% si desean acceder a servicios adicionales.

A continuación se enumeran las personas  y empresas que quedaron exoneradas de los aportes al Sena e ICBF en Colombia.

 

La ley 1819 de 2016 adicionó el artículo 114-1 del estatuto tributario y recogió en el la exoneración de los aportes parafiscales inicialmente considerados por la ley 1607 de 2012.

  1. Las sociedades y personas jurídicas y asimiladas
    • Contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios
    • Correspondientes a los trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes.
  2. Las personas naturales empleadoras, por los empleados que devenguen menos de diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
  3. Los consorcios, uniones temporales y patrimonios autónomos empleadores en los cuales la totalidad de sus miembros estén exonerados.

En este video presentamos la liquidaciòn completa de una nòmina, ademàs de los aportes y provisiones mensuales a cargo del empleador.